Meerjarenstrategie en jaarplannen voor SKH
Stichting Kinderopvang Huizen (SKH) heeft kinderdagverblijven, peuter- en buitenschoolse opvang verspreid over Huizen, Blaricum, Laren en Eemnes en is daarmee één van de grootste spelers in de regio. Begin 2022 verwelkomde SKH Irene als nieuwe directeur-bestuurder. Irene, met een frisse blik vanuit haar vorige positie bij GO! Kinderopvang, trad toe tot een horizontaal georganiseerde organisatie met een flink managementteam. De organisatie had al stappen gezet richting ‘samensturing’, een filosofie die eigenaarschap en verantwoordelijkheid stimuleert.
De uitdaging
De uitdaging voor SKH was om de op papier gezette strategie tot leven te brengen, voor alle medewerkers. Wat zijn de uitgangspunten en doelen? Er was een sterke behoefte om dit op een visueel aantrekkelijke manier te doen. Duidelijk, helder en aansprekend. Zodat de teams op een eenduidige manier aan de slag konden met hun eigen jaarplannen en de strategie zo van iedereen wordt.
Vanuit haar positieve ervaring met Flatland bij GO! Kinderopvang besloot Irene ons team uit te nodigen om dit proces te begeleiden. Ze zocht niet alleen naar een effectieve en praktische uitkomst, maar ook naar een inspirerend traject dat energie en betrokkenheid zou losmaken binnen het gehele managementteam. De kernvragen die ons leidden waren:
- Hoe kunnen we de meerjarenstrategie levendig, helder en tastbaar maken voor iedere medewerker?
- Hoe zorgen we ervoor dat alle locaties hun jaarplannen naadloos kunnen afstemmen op deze levendige strategische koers?
''In de samenwerking met Flatland wordt je geprikkeld om op een dieper niveau na te denken over de gemaakte keuzes van je strategische koers. Dit leidt niet alleen tot aanscherping, maar ook tot het meer tastbaar maken voor de gehele organisatie.''
De oplossing: de vertaalslag van de strategie als co-creatief proces
Onze aanpak wordt gekenmerkt door een gebruikers-gerichte en visuele methode die alle lagen van de organisatie aanspreekt. In een aantal sessies met een afvaardiging van het MT brachten we de strategie, vertaald naar het organisatiejaarplan voor 2023, tot leven. De visuele weergave ervan in de vorm van een praatplaat werd ontworpen om betrokkenheid en enthousiasme te stimuleren. Deze werd zeer positief ontvangen door de medewerkers.
Niet alleen de praatplaat als vertaling van het organisatiejaarplan is opgeleverd. Er is hiernaast ook een template ontwikkeld voor de locaties en units om hun specifieke jaarplan in weer te geven. Met dit format is het opstellen van een jaarplan makkelijker, duidelijker en uniform geworden. Het is het resultaat van intensieve samenwerking met het kernteam en moest flexibel genoeg zijn om rekening te houden met de unieke kenmerken van elke locatie, terwijl het afgestemd is op de algemene strategische pijlers en speerpunten.
Tijdens een grondig validatie-moment hebben we het format getest op gebruiksvriendelijkheid en hebben we feedback verzameld om het verder te verfijnen.
Het resultaat
Resultaat
Het proces heeft niet alleen geleid tot een heldere en praktische vertaalslag van het organisatiejaarplan (als verlengde van de strategie). Het format voor het opstellen van een locatie- of unitjaarplan wordt ook als gebruiksvriendelijk ervaren. Elke locatie heeft een ingelijste versie van de praatplaat en een print van het jaarplan-format gekregen. Daarnaast is deze digitaal beschikbaar gesteld, zodat deze online ingevuld en aangepast kan worden gedurende het jaar.
Inmiddels is de nieuwe werkwijze verankerd binnen SKH en wordt er gebruik gemaakt van de visualisaties en online templates. Dit succes leidde ons ertoe om ook de meerjarenstrategie voor 2024-2025 op eenzelfde manier te herzien en te visualiseren.
Managers werken hun plan jaarlijks bij waardoor het jaarplan-format nu is verrijkt met versies voor 2024 en 2025. Zo kunnen ze niet alleen de huidige status beoordelen, maar ook vooruit kijken en plannen op basis van vorige jaren. Bij kwartaalbijeenkomsten delen ze de ingevulde jaarplannen om de voortgang te bespreken.
Ben je benieuwd naar een voorbeeld? Dat kun je hier bekijken.
''Het samenwerken met Flatland in een dergelijk creatief proces heb ik als zeer waardevol ervaren. Met als resultaat dat de gehele organisatie enthousiast en betrokken aan de slag is gegaan met het jaarplan en het format. De eerste resultaten zijn gepresenteerd tijdens een kwartaalbijeenkomst met het MT.''
Meer weten over de inzet van visueel denken voor jullie organisatie?
Neem contact op met Michelle. Zij vertelt je er graag over!
Neem contact opVisual Strategist
