Eerste hulp bij veranderen: vier visuele verkenningen
De oude manier van werken werkt niet meer zo goed. Om wat voor reden dan ook. En jij wilt er iets aan doen. Maar waar begin je? En hoe zorg je dat deze verandering wél werkt?
Of het nu om een meer klantgerichte houding gaat, een nieuwe strategie, de implementatie van een IT-systeem of een cultuurtraject; gebruik de volgende simpele stappen en je hebt gegarandeerd succes!
Helaas – zo werkt het dus niet, want écht veranderen is complex en iedere organisatie is anders. Maar ik heb de afgelopen jaren gemerkt dat visueel denken veel te brengen heeft in veranderopgaves en bij complexiteit. Ik heb een paar visuele verkenningen op een rijtje gezet die je helpen beter voorbereid de uitdaging aan te gaan.
1. Jouw veranderstijl in beeld
Allereerst is het goed om je bewust te zijn van de veranderstijl van jou en je team. De bril waarmee jij – bewust of onbewust – naar verandering kijkt heeft namelijk veel impact op hoe je aan de slag gaat. Kijk jij bijvoorbeeld van nature met een taakgerichte of mensgerichte blik? Zie je een planmatige, een iteratieve of een organische aanpak voor je? En moet er volgens jou snel iets veranderen of is er wat langer de tijd? Begin je top down of bottom up? Vul het overzicht gerust aan met een as is die voor jouw situatie relevant is.
De verandering waar jij voor staat vraagt om een aanpak op maat. De stijl die je van nature hebt is niet altijd de meest passende. Breng eens in kaart wat de plus- en minpunten van elke stijl zijn. Zo maak je een bewustere keuze, en het helpt ook als je niet meteen op één lijn zit met je mede-veranderaars. Door zichtbaar te maken wat jouw kijk is en die van anderen kom je sneller tot een gedeeld beeld en een gemeenschappelijke taal. Je kunt zo ook elkaars blinde vlekken aanvullen. Op deze manier kies je samen de best passende stijl voor jouw verandering.
2. De verandercapaciteit van je organisatie
Hoe goed je stijl ook past, elke verandering vraagt energie en kost moeite. Maar sommige veranderingen lijken makkelijker te gaan dan andere, en het ene team is wendbaarder dan het andere. De mate waarin een organisatie in staat is te veranderen wordt beïnvloed door een combinatie van harde en zachte aspecten. Samen bepalen zij de verandercapaciteit van jouw organisatie voor deze specifieke verandering. Sommige elementen zullen de verandering versterken – ze geven energie. Er zijn ook zaken die weerstand oproepen en de verandering in de weg staan.
Harde aspecten zijn zichtbaar, bijvoorbeeld de strategie, de organisatiestructuur, processen en procedures, middelen zoals technologie, tijd en geld en de aanwezige kennis en vaardigheden. Dit is hoe we zeggen dat we het doen. Maar er spelen ook dingen onder de oppervlakte. Dit is hoe we het daadwerkelijk doen. Onder water zitten de informele verhoudingen, eerdere ervaringen, overtuigingen, waarden en emoties. Juist hier lopen veranderingen vaak op stuk. Kijk dus verder dan alleen de ‘harde’ aspecten van jouw verandering.
Maak, het liefst met een divers team, een overzicht van wat de verandering kan versterken en wat de verandering kan verzwakken. Zo wordt duidelijk wat voor jouw organisatie de specifieke aandachtspunten zijn. En natuurlijk is niet alles van tevoren te bedenken. Er zullen ook dingen oppoppen als je eenmaal onderweg bent; wees bereid daarop in te spelen.
3. Het veranderplan en -verhaal
Nu je weet met welke bril je kijkt en welke aandachtspunten er zijn, kan je de plannen concreter maken. Hier helpt visueel denken je om het grotere plaatje te zien en een helder verhaal te maken waarom er veranderd moet worden.
Zorg dat je met elkaar een scherp en gedeeld beeld over krijgt over de volgende vragen: Wat is de aanleiding? Wat is de huidige situatie? Wat is de gewenste situatie? Wat is daarvan het resultaat? Welke acties willen we ondernemen? Hierna kan je meer context toevoegen: iets over de omgeving waarbinnen de verandering plaatsvindt, de betrokkenen die dit gaat raken, en met welke aandachtspunten rekening moet worden gehouden.
Bovenstaande tekening kan je als canvas gebruiken om samen in kaart te brengen wat de onderdelen van het plan zijn. Het geeft ook helderheid over de bouwstenen van je veranderverhaal. Als je dit verhaal helemaal duidelijk hebt kan je het vervolgens ook makkelijker en krachtiger uitdragen.
4. Activatie – veranderen in de praktijk
Een plan is natuurlijk mooi, maar uiteindelijk wil je verandering in de praktijk. Houd daarom voor ogen dat verandering gebeurt op verschillende niveaus:
Je hoofd: horen en begrijpen waarom er veranderd wordt en waar het toe leidt. Als mensen het waarom niet snappen, is er voor hen geen reden om moeite te doen om te veranderen. Een brein is ingericht op veiligheid en energie besparen: geen risico’s nemen die je positie in gevaar brengen. Geen nieuwe dingen doen want iets leren kost tijd en energie. Om dit te overwinnen moet je dus met een heel goed verhaal komen! Visuals helpen hierbij om het grotere plaatje te zien, en dit te laten landen op alle niveaus van de organisatie.
Je hart: geloven in de verandering en bereid zijn om hieraan bij de dragen. Iemands gedrag verandert niet als er alleen informatie wordt uitgestort. Iemand kan netjes knikken dat het duidelijk is, maar zou het verhaal vervolgens niet zelf kunnen doorvertellen. Het zal wel weer overwaaien (zoals altijd) en dan kan iemand terug naar de orde van de dag. Om iets te gaan geloven moeten iemands overtuigingen veranderen. De belangrijkste verandering gebeurt in deze fase dus onder water. Hiervoor is het nodig om met collega’s in gesprek te gaan in een veilige context. Maak ruimte voor vragen en bezwaren, wees oprecht geïnteresseerd in wat daaronder zit. Nodig mensen uit om in actie te komen en een vertaalslag te maken naar hun praktijk. De abstracte verandering wordt dan concreet op hun niveau.
Je handen: de verandering gaat leven in de praktijk. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Iemand valt snel terug in bekende patronen die ze met hun ogen dicht kunt doen. Geef mensen dus de juiste tools. Versterk goed gedrag door belemmeringen weg te halen en successen zichtbaar te maken. En wees bereid plannen aan te passen als het echt niet blijkt te werken. Het nieuwe gedrag moet landen in de praktijk. Leg de verantwoordelijkheid voor de verandering dus niet in een veranderteam aan de zijlijn, maar maak het deel van de dagelijkse gang van zaken.
Zorg dat je in je communicatie en activatie op alle niveaus acties onderneemt. In het schema staan een paar voorbeelden genoemd. Een goede mix vergroot de kans dat je verandering gaat werken in de praktijk.
Belangrijke randvoorwaarden
Tot slot nog een paar randvoorwaarden waarvan ik heb gemerkt dat ze essentieel zijn:
Leiderschap is cruciaal voor een geloofwaardige verandering. Als ze het te druk hebben voor deze verandering, kan je maar beter stoppen. Leiders zijn namelijk cultuurdragers van een organisatie met de voorbeelden die zij geven. Investeer dus in ze en zorg dat je hun steun en actieve inzet hebt.
Zorg voor veiligheid. Veranderen gebeurt als muurtjes worden afgebroken en over de echte onderliggende zaken kan worden gesproken. Zonder een veilige context durven alleen de moedigste mensen te veranderen. Je valt dan snel in de valkuil om alleen over de inhoudelijke zaken te praten terwijl echte verandering uitblijft.
Communicatie is essentieel en de lijm van je verandering. Het gebruik van storytelling met pakkende metafoor raakt mensen op emotioneel niveau, waardoor het verhaal beter blijft plakken. Als je dit in alle touchpoints naar de medewerkers consistent gebruikt heb je een krachtig vehikel voor je verandering. Door medewerkers te betrekken bij het maken hiervan creëer je ook meer draagvlak. En communiceer ook niet pas als je plan helemaal tot in de puntjes is uitgewerkt, want in de tussentijd leeft er al van alles onder de oppervlakte.
Aan de slag!
Veranderen is dus nog steeds complex, maar door deze visuele verkenningen krijg je een beter en helderder beeld van je opgave. Het helpt om voor jezelf je gedachten te ordenen, en je inzichten te delen met je team en de organisatie. Probeer het eens: ik ben heel benieuwd naar de uitkomsten!
Zin om van gedachten te wisselen en jouw veranderopgave visueel aan te pakken? Ik denk graag met je mee! Samen komen we tot inzichten waar je praktisch mee aan te slag kunt.
Is verandering een vraagstuk binnen jouw organisatie?
Stuur Janita een berichtje, ze denkt graag met je mee!
Neem contact opVisual Strategist
