Fusie in de zorg: samen bouwen aan een gezamenlijke toekomst

De uitdaging: twee organisaties, één gezamenlijke toekomst

Toen WVO Zorg en Zorgstroom fuseerden tot Amarijn werd er door de Raad van Bestuur, in samenwerking met vele medewerkers uit de gehele organisatie,  een beleidsplan en een meerjarenstrategie ontwikkeld. De grote lijnen waren uitgezet, maar in de praktijk bleven er veel vragen open. Hoe gaan we als één organisatie samenwerken? Wat betekent dit concreet voor medewerkers? Welke processen en werkafspraken blijven, en wat verandert er?

Elke fusie brengt vragen en onzekerheden met zich mee. Medewerkers vroegen zich af: Blijft mijn rol bestaan? Hoe ziet mijn werk er straks uit? Het strategische plan gaf richting, maar de vertaling naar de dagelijkse praktijk ontbrak.

Sectormanager Wonen met Zorg (WMZ), Patricia, en Sectormanager Ondersteuning en Zorg Thuis (OZT), Marianne, zagen de noodzaak om hier helderheid in te brengen en medewerkers actief te betrekken bij de vormgeving van de nieuwe organisatie. Ze schakelden Flatland in om deze complexe transitie samen visueel en begrijpelijk te maken.

Onze aanpak: van abstract beleid naar een gedeeld beeld

Flatland fungeerde als een neutrale partij in het fusieproces, een ‘Zwitserland’ tussen de twee voormalige organisaties. Samen ontwikkelden we verschillende werkstromen om te ontdekken hoe Amarijn als één geheel kon functioneren.

Elke werkstroom draaide om een eigen vraagstuk:

• Beleid toegankelijk maken: In onzekere tijden zoeken medewerkers houvast. Een sectorplan beschrijft een heldere richting maar staat vaak uit talloze pagina’s tekst. Daarom maakten we voor beide sectoren een interactieve visuele versie van het sectorplan. Medewerkers vinden hierin snel de informatie die voor hen relevant is – overzichtelijk en samenhangend, met alle eerdere visualisaties erbij.
• Gedeeld beeld en concretiseren van de visie: We begonnen met het tastbaar maken van de visie van Amarijn, bijvoorbeeld over woonzorgzones en de rol van naasten. Wat betekent dat in de praktijk? Wie doet wat? En wat mogen we van elkaar verwachten? In co-creatie brachten we deze visies visueel tot leven. Ons motto: als je het niet kunt tekenen, is het nog niet concreet. Deze visualisaties dienen als gespreksonderlegger – intern én richting cliënten en hun naasten.
• Overzicht creëren van de samenwerking: Hoe ziet de gecombineerde dienstverlening van Amarijn eruit? Samen brachten we de reis van de cliënt in kaart, zowel voor ambulante als intramurale zorg. Zo werd duidelijk welke teams waar in het proces betrokken zijn.
• Begrip en helderheid in de terminologie: Twee organisaties, twee werelden van taal met hun eigen jargon. Om misverstanden te voorkomen, maakten we samen een overzicht van de gebruikte methodieken (zoals STIP) en principes (zoals Positieve Gezondheid en Planetree). Zo werd duidelijk hoe alles met elkaar samenhangt.
• Praktische vertaling naar het dagelijks werk: Hoe richten we onze PDCA-cyclus in? Met het ontwerp van een rapportagetool en teamplan canvas kunnen teams nu op een eenduidige manier plannen, bijsturen en delen wat er speelt.

We werkten ook aan specifieke onderwerpen als de overgang naar zelfstandige teams en het stroomlijnen van werkprocessen. Telkens samen met medewerkers. We brachten in kaart wat de situatie is, wat het doel is, en wat er nodig is om daar te komen. Zo ontstond er een concrete en gedeelde leidraad voor de nieuwe organisatie.

Het resultaat: meer helderheid, betrokkenheid en een gedeelde identiteit

De aanpak van Flatland zorgde voor duidelijkheid en betrokkenheid in een periode van verandering. Medewerkers konden letterlijk voor zich zien hoe hun toekomstige werkomgeving eruit zou zien. Door de co-creatie ontstond er niet alleen een visuele vertaling van de fusie, maar ook een nieuwe cultuur en identiteit.

De interactieve versie van het sectorplan werd gelanceerd op het interne platform van Amarijn, en groeide al snel uit tot een belangrijk hulpmiddel. Medewerkers vinden er snel antwoorden op hun vragen, zien hoe hun werk past binnen de bredere strategie, en voelen zich actief betrokken bij de ontwikkeling van de organisatie.

De samenwerking tussen Flatland en Amarijn groeide uit tot een langdurig partnerschap. Er bleven nieuwe vragen en uitdagingen opkomen, waarbij visualisatie steeds weer hielp om complexe vraagstukken toegankelijk te maken. Ook andere sectoren binnen Amarijn zagen de kracht van deze aanpak en besloten met Flatland te werken. Zo werd de fusie steeds meer iets van iedereen, niet alleen iets van ‘de top’. En dat is precies waar duurzame verandering begint.