Hoogheemraadschap Delfland: besluitvorming zichtbaar maken
De uitdaging: verschillende afwegingen
Peilbeheerders bij het Hoogheemraadschap Delfland maken dagelijks ingrijpende keuzes. Over het waterpeil in de polders, over de balans tussen ecologische doelen en verschillende gebruikersbelangen, over hoe te handelen bij wisselende weersomstandigheden en seizoenen. Elke beheerder heeft over de jaren een eigen mentaal model opgebouwd. Gevoed door ervaring, intuïtie en gebiedskennis die moeilijk die soms moeilijk te verwoorden is. Dat werkt. Tot het niet meer werkt.
Klimaatverandering en automatisering stellen het team voor een fundamentele vraag: hoe combineer je de impliciete wijsheid van ervaren beheerders met de kracht van data en voorspellende algoritmes? Een geautomatiseerd systeem gaat een deel van de besluitvorming overnemen. Oudere teamleden vertrouwen op jarenlange ervaring; jongere collega’s werken graag met automatische systemen. Niemand heeft goed zicht op hoe de ander afweging maakt. En waar de overeenkomsten zitten, en waar de echte verschillen.
Alle keuzevrijheid wegnemen was geen optie. Autonomie in werk is een belangrijke drijfveer voor intrinsieke motivatie. Dat wegnemen leidt tot weerstand, niet tot verandering. De centrale vraag: hoe maak je zichtbaar hoe mensen afwegingen maken, om van elkaar te leren en op basis daarvan samen toe te werken naar gedeelde vorm van besluitvorming?
Zo zag samenwerken eruit
Onze aanpak: een visuele spelvorm als spiegel voor het denkproces
Flatland ontwikkelde in co-creatie met de peilbeheerders een visuele en interactieve spelvorm die besluitvorming zichtbaar maakt zonder het te reduceren tot regels of protocollen. Niet om op zoek te gaan naar het juiste antwoord, maar naar inzicht in hoe iemand tot een afweging komt en waarom.
Intrinsieke motivatie van het team van peilbeheerders stond voorop, daarom zijn we gestart vanuit de drie basisbehoeften uit de Self Determination Theory: autonomie, verbondenheid en competentie. De spelvorm was vervolgens opgebouwd in drie lagen:
Overwegingen ordenen – Deelnemers rangschikten een kaartenset met belangen: ecologische doelen, gebruikerswensen, technische parameters, weersomstandigheden. Wat weegt zwaar in jouw afweging, wat lichter? En wat schuift soms onbewust naar boven? Door dit individueel te doen en daarna te delen, werd zichtbaar waar mensen overeenkomen én waar ze fundamenteel anders denken.
Scenario’s toepassen – Dezelfde afwegingen werden in tweetallen losgelaten op concrete weersituaties. Hoe verschuiven je prioriteiten vervolgens als het nat blijft, of juist té droog wordt? Een gedeeld visueel template maakte ieders redenering zichtbaar en vergelijkbaar. Resultaat: een compleet beeld van hoe het team omgaat met verschillende situaties.
Dilemma’s bespreken – De laatste laag bracht de echte uitdaging: botsende belangen op een spelbord van de eigen omgeving. Wanneer ecologisch beheer conflicteert met gebruikersbelangen. Of de data iets anders zegt dan je gevoel. Drie concrete dilemma’s uit hun eigen praktijk dwongen tot het verwoorden van de afweging achter de beslissing.
De fysieke en visuele werkvorm was hierin essentieel. Overwegingen werden letterlijk tastbaar door kaarten te verplaatsen. Door samen rond een ‘speelbord’ van het gebied te werken werden overwegingen, tegenstellingen en overeenkomsten zichtbaar en bespreekbaar. En wat bespreekbaar is, nodigt uit tot verandering.
Het resultaat
Het resultaat: gedeeld begrip als fundament voor verandering
De sessies leverden meer op dan inzicht in besluitvorming. Ze creëerden een gedeelde taal. Beheerders ontdekten waar hun afwegingen overeenkwamen met die van collega’s en waar ze fundamenteel verschilden, inclusief de motivatie achter die verschillen.
Dat kunnen verwoorden gaf al winst: betrokkenheid zonder verlies van autonomie. Dat gedeelde begrip vormt nu de basis voor het nieuwe bedieningsplan. Niet iets wat van bovenaf is opgelegd, maar iets waar het team zelf aan heeft bijgedragen.
Daarnaast zijn er twee concrete middelen ontwikkeld die het team zelfstandig blijft gebruiken: een whiteboard met magneten voor de ‘Regimes’ waarop in één oogopslag zichtbaar is welk waterregime actief is en welke prioriteiten daarbij horen. Door de magneten blijft de gezamenlijke afspraken levend, in plaats van een opgelegd regime. Daarnaast is er een evaluatiebord waarmee situaties ‘nagespeeld’ kunnen worden en gereflecteerd op zowel op technisch handelen als op het eigen leerproces.
De waarde zit in het gesprek. De middelen faciliteren dat gesprek. En omdat de sessies de basis vormden voor de ontwerpen, voelen de gespreksmiddelen eigen en leven de gesprekken ook zonder begeleiding van buitenaf.
Ook werken aan gedeeld begrip?
Wij denken graag met je mee! Neem contact op met Yara.
Visual Designer
